Przejdź do treści
Bok
Szkoły językowe

Chatbot dla szkoły językowej, który prowadzi kandydata od pytania do zapisu

Chatbot dla szkoły językowej od Bok odpowiada rodzicom i dorosłym kursantom na pytania o poziomy, test poziomujący, dni i godziny zajęć, ceny kursów i raty. Gdy ktoś chce się zapisać, agent zbiera potrzebne informacje i przekazuje sprawę sekretariatowi.

Sprawdź swojego agenta Zobacz cennik

Plany od 199 zł netto miesięcznie, przy płatności rocznej połowa tej kwoty.

Droga kandydata od pierwszego pytania do miejsca w grupie

W szkole językowej większość rozmów kończy się tym samym pytaniem o wolne miejsca. Agent prowadzi kandydata przez kolejne kroki według zasad szkoły.

  1. 01

    Rozpoznanie potrzeby

    Wiek, cel nauki (matura, praca, wyjazd), dotychczasowy poziom i preferowane dni. Agent dopytuje tylko o to, czego brakuje.

  2. 02

    Test poziomujący

    Agent podaje link do testu z Twojej strony i wyjaśnia, jak wygląda rozmowa z lektorem, jeśli ją prowadzicie.

  3. 03

    Propozycja grupy

    Na podstawie harmonogramu wskazuje grupy pasujące poziomem i godzinami, z ceną semestru i zasadami rat.

  4. 04

    Przekazanie do sekretariatu

    Chęć zapisu trafia do skrzynki jako zgłoszenie. Sekretariat potwierdza miejsce i wysyła umowę.

W planie Pro agent zbiera dane do zapisu formularzem w czacie, więc sekretariat dostaje imię, wiek, poziom i telefon w jednym miejscu.

O co pytają rodzice i kursanci

Pytania z sekretariatu szkoły, na które agent odpowiada z regulaminu, cennika i harmonogramu.

  • Ile osób jest w grupie

    Liczebność grup i zasady łączenia, gdy zbierze się za mało chętnych.

  • Co, jeśli dziecko opuści zajęcia

    Zasady odrabiania lekcji i dostęp do materiałów z zajęć.

  • Jak płacić za kurs

    Płatność za semestr albo w ratach, terminy wpłat, zniżka dla rodzeństwa, jeśli jest w cenniku.

  • Zajęcia indywidualne i firmowe

    Cena lekcji indywidualnej i opis kursów dla firm. Wyceny dla firm przejmuje człowiek.

  • Egzaminy i certyfikaty

    Kursy przygotowujące do egzaminów, terminy sesji i opłaty egzaminacyjne opisane przez szkołę.

  • Zajęcia online

    Czy grupy działają też zdalnie i czego potrzeba do udziału.

Koordynatorka szkoły językowej przy recepcji odpowiada na pytania o zapisy na kurs

Sekretariat ma wrzesień raz w roku, pytania przychodzą przez całe lato

Rodzice szukają kursu dla dziecka w sierpniu, często wieczorem, gdy sekretariat jest zamknięty albo pracuje w skróconych godzinach. Kto nie dostanie odpowiedzi, wypełnia formularz w trzech innych szkołach i zapisuje się tam, gdzie oddzwoniono najszybciej.

Agent odpowiada od razu, a koordynatorka zaczyna dzień od listy osób gotowych do zapisu, a nie od dwudziestu pytań o godziny zajęć. Ten sam mechanizm w szerszym ujęciu opisujemy na stronie automatyzacja obsługi klienta.

Rytm roku szkolnego a praca agenta

Przykład szkoły z kilkunastoma grupami. Liczby rozmów są założeniem do planowania, nie pomiarem.

Lipiec i sierpień

Agent Bok
Odpowiada o grupy na nowy rok, podaje test, zbiera chętnych
Sekretariat
Potwierdza zapisy w skróconych godzinach

Wrzesień

Agent Bok
Szczyt pytań o wolne miejsca i godziny
Sekretariat
Układa grupy i podpisuje umowy

Październik do czerwca

Agent Bok
Odrabianie zajęć, terminy rat, dni wolne
Sekretariat
Sprawy płatności i zmiany grup

Styczeń i luty

Agent Bok
Kursy przygotowujące do egzaminów, drugi semestr
Sekretariat
Dopisuje osoby do grup w trakcie

Plan Firma obejmuje 300 rozmów z agentem miesięcznie, co dla takiej szkoły zwykle wystarcza także we wrześniu.

Zgłoszenia z czatu i maili w jednej skrzynce

W wielu szkołach pytania przychodzą równolegle na czat, na mail sekretariatu i przez Messengera. W Bok wszystko trafia do jednej listy zgłoszeń ze statusem, więc dwie osoby z sekretariatu nie odpisują temu samemu rodzicowi. Kanał e-mail jest w planie Firma, Messenger w Pro. Jak wygląda taka skrzynka, pokazujemy na stronie system helpdesk.

Ceny planów są stałe i netto. Firma kosztuje 499 zł netto miesięcznie albo 249 zł netto za miesiąc przy płatności rocznej. Szkoła płaci za plan, a nie za liczbę lektorów czy osób w sekretariacie, w granicach miejsc w zespole. Porównanie wszystkich progów jest w cenniku.

Najczęstsze pytania

Nie ma tu Twojego pytania? Napisz na [email protected], a klienci z planem mają pomoc w panelu.

Czy chatbot dla szkoły językowej sam zapisuje do grup?
Nie, nie ma dostępu do listy miejsc. Zbiera dane kandydata i przekazuje zgłoszenie sekretariatowi, który potwierdza zapis.

Czy agent przeprowadzi test poziomujący?
Nie ocenia poziomu sam. Kieruje do testu, który szkoła ma na stronie, i wyjaśnia, co dzieje się po teście.

Czy agent odpowie uczniowi po angielsku?
Tak, odpowiada w języku pytania na podstawie materiałów szkoły. Gdy masz opis oferty w kilku językach, odpowiedzi są najdokładniejsze.

Co, gdy zmieni się harmonogram grup?
Podmieniasz plik albo aktualizujesz podstronę. W planie Firma strona szkoły jest czytana ponownie co tydzień.

Jaki plan dla szkoły z jedną placówką?
Gdy pytania przychodzą tylko przez czat, wystarcza Start za 199 zł netto miesięcznie. Szkoły z dużą liczbą maili wybierają Firma.

Powiązane strony

Zobacz agenta na stronie swojej szkoły

Podaj adres strony szkoły, a agent odpowie na pytania, które zadają rodzice i kursanci.

Sprawdź swojego agenta Zobacz cennik