Chatbot a RODO, jak Bok chroni dane Twoich klientów
Chatbot zgodny z RODO to taki, który przechowuje rozmowy w UE, przetwarza dane tylko na Twoje polecenie i daje Ci kontrolę nad tym, kto je widzi i jak długo istnieją. W Bok dane są w UE, agent nie uczy modeli na rozmowach Twoich klientów, a plan Enterprise dodaje umowę powierzenia, retencję i dziennik zdarzeń.
Plany od 199 zł netto miesięcznie, przy płatności rocznej połowa tej kwoty.
Dziennik zdarzeń
Enterprise- 08:02 Joanna M. zalogowała się przez SSO
- 08:15 Joanna M. zmieniła retencję rozmów na 90 dni
- 09:40 Piotr L. wyeksportował zgłoszenia z października
- 11:03 Joanna M. nadała rolę konsultanta użytkownikowi Karol W.
- 12:27 system usunął rozmowy starsze niż 90 dni
Co chroni dane w każdym planie
Część zabezpieczeń działa od pierwszego planu, bo dotyczy każdej rozmowy. Funkcje dla firm, które muszą udokumentować zgodność, są w planie Enterprise.
-
Dane w UE
Rozmowy, zgłoszenia, pliki z bazy wiedzy i kopie zapasowe przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej.
-
Szyfrowanie w transmisji
Połączenia między przeglądarką klienta, widgetem, panelem i naszymi serwerami są szyfrowane.
-
Bez uczenia modeli na Twoich danych
Treść rozmów służy tylko do odpowiedzi w Twojej firmie. Nie trenujemy na niej modeli i nie przekazujemy jej do trenowania.
-
Role w zespole
Właściciel, administrator i konsultant mają różne uprawnienia. Konsultant nie zmienia ustawień ani planu.
-
Umowa powierzenia w panelu Enterprise
Dokument do pobrania i akceptacji w panelu, bez wymiany papierów i maili.
-
Retencja rozmów Enterprise
Ustawiasz, po ilu dniach rozmowy znikają z systemu. Usuwanie dzieje się automatycznie.
-
Dziennik zdarzeń Enterprise
Kto się logował, kto eksportował dane, kto zmienił ustawienia i kiedy.
-
Logowanie SSO Enterprise
Google Workspace albo Microsoft Entra, więc odejście pracownika z firmy od razu odcina mu dostęp.
Gdzie są przechowywane rozmowy
Wszystko, co klient napisze w oknie czatu, w mailu albo w komunikatorze, trafia do bazy w centrum danych w UE. Tam też leżą pliki, które wgrywasz do bazy wiedzy, oraz zapisane zgłoszenia zespołu.
Do wygenerowania odpowiedzi agent przekazuje dostawcy modeli AI tylko fragmenty potrzebne do tego jednego pytania: pytanie klienta i wybrane akapity z Twojej wiedzy. Dostawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy i nie wykorzystuje tych danych do trenowania.
Gdy działasz w branży, w której klienci podają wrażliwe informacje, na przykład w biurze rachunkowym, ustaw w powitaniu prośbę, żeby w czacie nie podawać numerów PESEL ani danych z dokumentów.
Kto przetwarza dane w imieniu Bok
W polityce prywatności i w umowie powierzenia opisujemy kategorie podmiotów, które pomagają nam świadczyć usługę. Każdy z nich przetwarza dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do swojej roli.
Dostawca hostingu w UE
- Co robi
- utrzymuje serwery, bazę danych i kopie zapasowe
- Jakie dane widzi
- wszystkie dane konta w postaci przechowywanej
Dostawca modeli AI
- Co robi
- generuje treść odpowiedzi agenta
- Jakie dane widzi
- pytanie klienta i fragmenty wiedzy potrzebne do jednej odpowiedzi
Dostawca poczty
- Co robi
- wysyła powiadomienia, kody logowania i odpowiedzi mailowe
- Jakie dane widzi
- adres e-mail odbiorcy i treść wiadomości
Operator płatności
- Co robi
- obsługuje płatność za abonament
- Jakie dane widzi
- dane płatnika i karty, bez treści rozmów
Pełny opis podmiotów przetwarzających jest częścią umowy powierzenia dostępnej w panelu w planie Enterprise.
Co należy do Twojej firmy jako administratora
W relacji z Twoimi klientami to Twoja firma jest administratorem danych, a Bok podmiotem przetwarzającym. Dlatego część obowiązków zostaje po Twojej stronie i żadne narzędzie ich nie przejmie.
Po pierwsze, w polityce prywatności strony opisz, że czat obsługuje agent AI, jakie dane zbiera rozmowa, w jakim celu i jak długo je przechowujesz. Po drugie, poinformuj klienta w oknie czatu, że rozmawia z AI i w każdej chwili może poprosić o człowieka. Bok pozwala ustawić taki tekst powitania, a prośba o konsultanta zawsze przekazuje sprawę zespołowi.
Po trzecie, ustal okres przechowywania rozmów i trzymaj się go. W planie Enterprise robisz to jednym ustawieniem retencji. Po czwarte, obsługuj żądania klientów, na przykład wgląd albo usunięcie rozmowy, korzystając ze skrzynki zgłoszeń w panelu. Jak agent działa przy maili, opisujemy na stronie automatyczne odpowiedzi na maile klientów.
Kancelaria Notarialna Wiśniewska
Agent AI odpowiada teraz
Odpowiada asystent AI kancelarii. Napisz „konsultant”, aby rozmawiać z pracownikiem.
Jak wdrożyć chatbota zgodnie z RODO
Cztery kroki, które warto przejść przed włączeniem agenta na stronie firmy przetwarzającej dużo danych osobowych.
-
01
Uzupełnij politykę prywatności
Dodaj akapit o czacie z AI, celu przetwarzania, okresie przechowywania i kategoriach odbiorców.
-
02
Zaakceptuj umowę powierzenia
W planie Enterprise pobierasz dokument w panelu, czytasz go i akceptujesz.
-
03
Ustaw retencję i role
Wybierz, jak długo istnieją rozmowy, i nadaj zespołowi tylko te uprawnienia, których potrzebuje.
-
04
Sprawdź wiedzę agenta
Upewnij się, że w plikach nie ma danych klientów, na przykład starych umów czy list adresowych.
Plan Enterprise kosztuje 1 499 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej albo 2 999 zł netto miesięcznie i kupuje się go w kasie jak pozostałe plany. Porównanie znajdziesz w cenniku Bok.
Najczęstsze pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz na [email protected], a klienci z planem mają pomoc w panelu.
Czy chatbot Bok jest zgodny z RODO?
Czy mogę podpisać umowę powierzenia w niższym planie?
Czy agent uczy się na rozmowach moich klientów?
Czy Bok ma certyfikat ISO 27001 albo raport SOC 2?
Jak usunąć rozmowę na prośbę klienta?
Powiązane strony
Sprawdź agenta na swojej stronie
Wpisz adres strony, a agent przeczyta ją i odpowie na pytania klientów. Do demo nie potrzebujesz konta ani danych klientów.