Regulamin

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi Bok dostępnej w serwisie bok.io (dalej „Serwis”). Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługę świadczy administrator serwisu bok.io (dalej „Usługodawca”). Kontakt z Usługodawcą odbywa się pod adresem [email protected] oraz przez pomoc w panelu po zalogowaniu.
3. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i innych podmiotów prowadzących działalność zawodową (dalej „Klient”). Klient zawiera umowę w związku ze swoją działalnością. Osoba zakładająca konto w imieniu Klienta oświadcza, że jest do tego upoważniona.
4. Przed zawarciem umowy Klient może zapoznać się z Regulaminem, Polityką prywatności, Polityką zwrotów i Polityką cookies. Dokumenty są dostępne bezpłatnie w Serwisie w formie, która pozwala je pobrać, utrwalić i wydrukować.

§ 2. Definicje

• Agent AI to oprogramowanie, które odpowiada klientom Klienta na podstawie wiedzy wskazanej przez Klienta (strona internetowa, pliki, pytania i odpowiedzi, tekst).
• Rozmowa AI to rozmowa z klientem Klienta w dowolnym kanale, w której Agent AI udzielił co najmniej jednej odpowiedzi. Rozmowa prowadzona wyłącznie przez człowieka nie jest Rozmową AI.
• Okres rozliczeniowy to opłacony miesiąc albo rok abonamentu, liczony od dnia zakupu.
• Panel to część Serwisu dostępna po zalogowaniu pod adresem bok.io/app.
• Klient końcowy to osoba, która pisze do Klienta przez widget czatu, e-mail albo komunikator obsługiwany przez Agenta AI.

§ 3. Zakres usługi

1. W ramach usługi Klient otrzymuje dostęp do Panelu, Agenta AI, widgetu czatu na stronę, skrzynki zgłoszeń oraz kanałów i funkcji przewidzianych w wybranym planie, opisanych na stronie cennika.
2. Agent AI odpowiada wyłącznie na podstawie wiedzy dodanej przez Klienta i wskazuje jej źródło. Gdy w wiedzy brak odpowiedzi, Agent AI przekazuje sprawę zespołowi Klienta.
3. Odpowiedzi Agenta AI powstają automatycznie przy użyciu modeli językowych i mogą zawierać błędy. Klient odpowiada za treść wiedzy, z której korzysta Agent AI, za jej aktualność oraz za sprawdzanie odpowiedzi w sprawach, w których błąd mógłby wyrządzić szkodę.
4. Klient informuje Klientów końcowych, że rozmawiają z systemem AI, w szczególności przez komunikat w widgecie czatu, który Serwis udostępnia domyślnie.

§ 4. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu potrzebne są urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript i ciasteczek niezbędnych oraz aktywny adres e-mail. Do instalacji widgetu potrzebna jest możliwość dodania kodu do strony internetowej Klienta.

§ 5. Konto i jednorazowe demo

1. Konto zakłada się podając adres e-mail i hasło oraz wpisując kod wysłany na ten adres. Z chwilą założenia konta zostaje zawarta umowa o prowadzenie konta na czas nieoznaczony.
2. Przed zakupem można jednorazowo sprawdzić Agenta AI na własnej stronie (demo). Demo jest bezpłatne, nieodnawialne i ograniczone liczbą czytanych podstron, liczbą odpowiedzi oraz liczbą prób z jednego adresu IP na dobę. Demo nie jest planem abonamentowym.
3. Konto bez opłaconego planu nie prowadzi rozmów z Klientami końcowymi.
4. Klient może usunąć konto w każdym czasie w Panelu albo pisząc na [email protected]. Usunięcie konta nie powoduje zwrotu opłat za rozpoczęty Okres rozliczeniowy.

§ 6. Abonament, ceny i płatności

1. Usługa jest świadczona wyłącznie w formie abonamentu miesięcznego albo rocznego. Serwis nie sprzedaje pojedynczych rozmów, kredytów ani pakietów jednorazowych.
2. Ceny podane w Serwisie są cenami netto w złotych. Do ceny doliczany jest podatek VAT w stawce 23%. Kwota brutto jest widoczna w kasie przed zapłatą.
3. Abonament roczny jest płatny z góry za cały rok. Abonament miesięczny jest płatny z góry za każdy miesiąc.
4. Płatność kartą jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności. Płatność może wymagać dodatkowego uwierzytelnienia w banku (3D Secure).
5. Abonament odnawia się automatycznie na kolejny Okres rozliczeniowy tej samej długości, dopóki Klient go nie anuluje. Anulowanie jest dostępne w Panelu w każdej chwili i wstrzymuje kolejne odnowienia. Dostęp trwa do końca opłaconego okresu.
6. Przejście na wyższy plan albo z abonamentu miesięcznego na roczny pobiera od razu różnicę za pozostałą część bieżącego okresu. Wyższy plan działa po opłaceniu tej różnicy. Przejście na niższy plan obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego i nie powoduje zwrotu.
7. Jedno konto firmowe (przestrzeń robocza) może mieć jedną aktywną subskrypcję. Zmiana planu odbywa się przez zmianę istniejącej subskrypcji.
8. Po każdej opłaconej płatności Usługodawca wystawia fakturę VAT, przesyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i udostępnia Klientowi w Panelu oraz mailem. Klient podaje w kasie nazwę firmy, NIP i adres do faktury i odpowiada za ich poprawność.
9. Zasady zwrotów opisuje Polityka zwrotów, która jest częścią Regulaminu.

§ 7. Limity planu

1. Każdy plan ma limity opisane na stronie cennika, w szczególności liczbę Rozmów AI w Okresie rozliczeniowym, liczbę odpowiedzi w jednej rozmowie, agentów, stron, podstron i plików w bazie wiedzy oraz miejsc w zespole.
2. Limit Rozmów AI oznacza zużycie w Okresie rozliczeniowym. Każda Rozmowa AI zwiększa licznik w chwili pierwszej odpowiedzi Agenta AI. Usunięcie rozmowy, zgłoszenia, agenta albo wiedzy nie zmniejsza licznika i nie zwalnia limitu. Licznik wraca do zera z początkiem kolejnego miesiąca abonamentu, także w planie rocznym.
3. Niewykorzystane Rozmowy AI nie przechodzą na kolejny okres.
4. Po wyczerpaniu limitu Rozmów AI Agent AI przestaje odpowiadać samodzielnie do końca bieżącego miesiąca abonamentu. Widget dalej przyjmuje wiadomości, zbiera dane kontaktowe i przekazuje sprawy do skrzynki zgłoszeń, a zespół Klienta może prowadzić rozmowy bez ograniczeń. Klient może w każdej chwili przejść na wyższy plan.
5. Serwis informuje o zbliżaniu się do limitu w Panelu i mailem.

§ 8. Obowiązki Klienta

1. Klient korzysta z usługi zgodnie z prawem i Regulaminem. Zakazane jest w szczególności dodawanie do wiedzy treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, wprowadzających w błąd, a także używanie Agenta AI do wysyłania niezamówionej informacji handlowej.
2. Klient nie dodaje do wiedzy danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych, których nie ma prawa przetwarzać.
3. Klient chroni dane logowania i odpowiada za działania osób, którym nadał dostęp do Panelu.
4. Klient nie podejmuje prób obejścia limitów, zabezpieczeń ani rozliczeń Serwisu i nie obciąża Serwisu w sposób, który utrudnia korzystanie z niego innym.

§ 9. Dane osobowe Klientów końcowych

W zakresie danych Klientów końcowych Klient jest administratorem, a Usługodawca przetwarza je w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Umowa powierzenia jest zawierana z chwilą zakupu planu na warunkach opisanych w Polityce prywatności, a w planie Enterprise Klient może dodatkowo pobrać i zaakceptować jej treść w Panelu. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi, w Unii Europejskiej, i usuwa je po zakończeniu umowy albo wcześniej, zgodnie z ustawieniami retencji.

§ 10. Dostępność i zmiany usługi

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał bez przerw. Przerwy techniczne są w miarę możliwości planowane poza godzinami największego ruchu. W planie Enterprise obowiązuje poziom dostępności opisany na stronie cennika.
2. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje usługi, o ile zmiana nie odbiera Klientowi w trakcie opłaconego okresu funkcji należących do jego planu.
3. Usługodawca może zawiesić konto, które narusza Regulamin w sposób istotny, w szczególności przez treści bezprawne albo próby nadużyć, po wcześniejszym wezwaniu do zaprzestania naruszeń, a w przypadkach rażących bez wezwania.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za należyte świadczenie usługi zgodnie z Regulaminem.
2. Usługodawca nie odpowiada za treść wiedzy dodanej przez Klienta ani za decyzje podjęte przez Klienta albo Klientów końcowych na podstawie odpowiedzi Agenta AI, o ile odpowiedź wynikała z wiedzy dodanej przez Klienta.
3. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta, niezależnie od podstawy, jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta za ostatnie 12 miesięcy. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące usługi Klient zgłasza na adres [email protected] albo przez pomoc w Panelu, podając adres e-mail konta, opis problemu i, jeśli to możliwe, datę i godzinę jego wystąpienia.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres, z którego ją wysłano.

§ 13. Rozwiązanie umowy

1. Klient może w każdej chwili anulować abonament w Panelu. Umowa abonamentowa wygasa z końcem opłaconego okresu.
2. Po wygaśnięciu abonamentu Agent AI przestaje odpowiadać Klientom końcowym. Dane Klienta są przechowywane przez 30 dni, aby umożliwić eksport albo wznowienie, a następnie są usuwane, chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowywania, w szczególności dokumentów księgowych.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów albo zakresu usługi. O zmianie informuje mailem i w Panelu co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może anulować abonament przed ich wejściem w życie.
2. Zmiana cen nie dotyczy opłaconego Okresu rozliczeniowego.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.