Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu bok.io i osób działających w imieniu klientów jest administrator serwisu bok.io. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz pisać na adres [email protected].

2. Dwie role w serwisie

Serwis przetwarza dane w dwóch rolach, które warto rozróżnić.

• Jako administrator przetwarzamy dane osób, które odwiedzają serwis, korzystają z demo, zakładają konto, kupują abonament i kontaktują się z nami.
• Jako podmiot przetwarzający przetwarzamy dane klientów końcowych naszych klientów, czyli osób, które piszą do firmy przez widget czatu, e-mail albo komunikator obsługiwany przez agenta AI. Administratorem tych danych jest firma, która korzysta z Bok. Przetwarzamy je wyłącznie na jej polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), opisanej w punkcie 8.

3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator i w jakim celu

Cel	Dane	Podstawa prawna
Założenie i prowadzenie konta	adres e-mail, hasło w postaci zaszyfrowanej, imię, nazwa firmy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa)
Jednorazowe demo agenta	adres strony, wybrane pytania, adres IP do limitu prób	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes, ochrona przed nadużyciami)
Płatności i faktury VAT	nazwa firmy, NIP, adres, dane transakcji (bez pełnego numeru karty)	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (umowa, obowiązki podatkowe)
Wiadomości związane z usługą	adres e-mail	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Odpowiedzi na pytania i reklamacje	treść wiadomości, adres e-mail	art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO
Bezpieczeństwo serwisu	adres IP, logi techniczne, dziennik logowań	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Dochodzenie i obrona roszczeń	dane konta i transakcji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie da się założyć konta, a bez danych do faktury nie da się kupić abonamentu.

4. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługę, na podstawie umów i tylko w zakresie potrzebnym do danego zadania. Są to następujące kategorie odbiorców.

• dostawca hostingu z serwerami w Unii Europejskiej,
• operator płatności, który obsługuje płatności kartą,
• dostawca wysyłki poczty elektronicznej,
• dostawca modeli AI, który na nasze polecenie przetwarza treść pytań i fragmenty wiedzy potrzebne do przygotowania odpowiedzi, bez prawa wykorzystania ich do własnych celów,
• Krajowa Administracja Skarbowa w zakresie faktur przesyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur,
• organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przechowujemy w Unii Europejskiej. Jeśli którykolwiek z dostawców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na [email protected].

6. Jak długo przechowujemy dane

• dane konta przez czas trwania umowy, a po usunięciu konta albo wygaśnięciu abonamentu przez 30 dni, potem je usuwamy,
• faktury i dane rozliczeniowe przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku,
• wynik demo przez 30 dni, a jeśli w tym czasie założysz konto, do czasu usunięcia konta,
• logi techniczne i dziennik bezpieczeństwa do 12 miesięcy,
• dane potrzebne do obrony roszczeń do upływu terminu ich przedawnienia.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Aby skorzystać z tych praw, napisz na [email protected]. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Nie profilujemy użytkowników w celach reklamowych.

8. Dane klientów końcowych i umowa powierzenia

Gdy firma korzysta z Bok, rozmowy jej klientów końcowych (treść wiadomości, imię i adres e-mail, jeśli klient je poda, identyfikator przeglądarki, kanał, czas rozmowy) przechowujemy i przetwarzamy w imieniu tej firmy. Z chwilą zakupu planu firma i Bok zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych na następujących warunkach.

• przetwarzamy dane wyłącznie w celu świadczenia usługi i na udokumentowane polecenie firmy,
• dostęp do danych mają tylko osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności,
• stosujemy szyfrowanie połączeń, kontrolę dostępu i kopie zapasowe w Unii Europejskiej,
• korzystamy z dalszych podmiotów przetwarzających wyłącznie z kategorii opisanych w punkcie 4 i nakładamy na nie te same obowiązki,
• pomagamy firmie w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz zgłaszamy jej naruszenia ochrony danych bez zbędnej zwłoki,
• po zakończeniu umowy usuwamy dane albo zwracamy je firmie, a w trakcie umowy usuwamy rozmowy zgodnie z ustawieniem retencji,
• udostępniamy informacje potrzebne do wykazania zgodności z RODO.

W planie Enterprise treść umowy powierzenia można dodatkowo pobrać i zaakceptować w panelu. Osoba, która pisze do firmy przez czat, z prawami dotyczącymi swoich danych zwraca się w pierwszej kolejności do tej firmy.

9. Ciasteczka

Serwis używa wyłącznie ciasteczek niezbędnych do działania (sesja, ochrona formularzy, preferencje). Nie stosujemy ciasteczek reklamowych ani analityki śledzącej. Szczegóły opisuje Polityka cookies.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki informujemy mailem i w panelu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem bok.io/polityka-prywatnosci.