Przejdź do treści
Bok
Odpowiedzi na maile klientów

Automatyczne odpowiedzi na maile klientów z wiedzy Twojej firmy

Automatyczne odpowiedzi na maile klientów w Bok pisze agent AI, który zna Twoją stronę, cennik i regulaminy. Odpowiada sam na maile z pytaniami, na które ma odpowiedź, albo przygotowuje szkic do zatwierdzenia, a sprawy nietypowe przekazuje do skrzynki zgłoszeń.

Sprawdź swojego agenta Zobacz cennik

Plany od 199 zł netto miesięcznie, przy płatności rocznej połowa tej kwoty.

Jak podłączyć firmową skrzynkę do agenta

Nie zmieniasz dostawcy poczty i nie oddajesz nam hasła do skrzynki. Wystarczy przekierowanie.

  1. 01

    Adres przekazywania z panelu

    Po włączeniu kanału e-mail panel pokazuje unikalny adres przekazywania przypisany do Twojego agenta.

  2. 02

    Przekierowanie w poczcie

    W ustawieniach skrzynki, np. kontakt@ albo biuro@, ustawiasz przekazywanie kopii przychodzących maili na ten adres.

  3. 03

    Wybór trybu pracy

    Decydujesz, czy agent odpowiada sam, czy tylko przygotowuje szkic do zatwierdzenia przez zespół.

  4. 04

    Próbny mail

    Wysyłasz pytanie z prywatnej skrzynki i sprawdzasz w panelu, jak agent je potraktował.

Tryb odpowiedzi czy szkic do zatwierdzenia

Bezpiecznym początkiem są szkice. Gdy po kilku tygodniach znasz już jakość odpowiedzi, możesz przełączyć agenta na wysyłkę automatyczną.

Agent odpowiada sam

  • Klient dostaje odpowiedź w kilka minut, także w nocy
  • Dobre dla pytań informacyjnych z jasną odpowiedzią w wiedzy
  • Każda wysłana odpowiedź jest w panelu ze źródłem
  • Gdy wiedzy brakuje, mail trafia do zespołu, a nie do klienta

Szkic czeka na człowieka

  • Konsultant czyta szkic, poprawia i klika Wyślij
  • Dobre na start i dla branż, w których liczy się każde słowo
  • Odpowiedź na typowy mail zajmuje sekundy zamiast minut
  • Zespół od razu widzi, gdzie agentowi brakuje wiedzy
Księgowa w biurze rachunkowym odpowiada na maile klientów między segregatorami z dokumentami

Maile, które wracają co miesiąc

W biurze rachunkowym, szkole czy biurze podróży te same maile przychodzą w kółko: terminy, wymagane dokumenty, numer konta, zasady rezygnacji. Każdy z nich zajmuje kilka minut, a razem potrafią zjeść połowę dnia przed terminem rozliczeń.

Agent odpowiada na nie z regulaminów i instrukcji, które już masz, więc zespół wraca do pracy merytorycznej. Przykłady dla biur opisujemy na stronie chatbot dla biura rachunkowego, a pełną pracę na zgłoszeniach na stronie system ticketowy.

Zwykły autoresponder a odpowiedzi agenta Bok

Autoresponder w poczcie wysyła ten sam tekst każdemu. Agent czyta treść maila i odpowiada na zadane pytanie.

Treść odpowiedzi

Agent Bok
Odpowiedź na konkretne pytanie z wiedzy firmy
Autoresponder w poczcie
Jeden stały tekst dla wszystkich

Źródło

Agent Bok
Widoczne w panelu przy każdej odpowiedzi
Autoresponder w poczcie
Brak

Sprawy nietypowe

Agent Bok
Przekazane do skrzynki zgłoszeń ze statusem
Autoresponder w poczcie
Zostają w skrzynce mailowej bez oznaczenia

Kontrola przed wysyłką

Agent Bok
Tryb szkicu do zatwierdzenia
Autoresponder w poczcie
Brak

Raporty

Agent Bok
Najczęstsze tematy i luki w wiedzy (od planu Firma)
Autoresponder w poczcie
Brak

Od jakiego planu działa obsługa klienta mailem

Kanał e-mail jest w planie Firma za 499 zł netto miesięcznie albo 249 zł netto za miesiąc przy płatności rocznej. W planie masz 300 rozmów AI miesięcznie, wspólnych dla czatu i maili, 5 miejsc w zespole, gotowe odpowiedzi, notatki i raporty.

Plan Pro za 1 199 zł netto dokłada Messengera, WhatsAppa, reguły przekazań i eksport rozmów do CSV. Gdy pula rozmów AI się wyczerpie, maile dalej trafiają do skrzynki zgłoszeń, tylko bez odpowiedzi agenta. Wszystkie limity są w cenniku Bok, a szerszy obraz w artykule o tym, czym jest automatyzacja obsługi klienta.

Najczęstsze pytania

Nie ma tu Twojego pytania? Napisz na [email protected], a klienci z planem mają pomoc w panelu.

Czy agent ma dostęp do mojej skrzynki pocztowej?
Nie. Agent widzi tylko maile, które przekierujesz na adres przekazywania z panelu. Nie logujemy się do Twojej poczty i nie czytamy innych wiadomości.

Z jakiego adresu klient dostaje odpowiedź?
Odpowiedź przychodzi w tym samym wątku, więc klient widzi ją jako ciąg dalszy rozmowy z Twoją firmą. Szczegóły ustawień nadawcy pokazuje panel przy konfiguracji kanału.

Czy agent odpowie na mail z załącznikiem?
Agent odpowiada na treść maila. Jeśli pytanie dotyczy załącznika, na przykład faktury czy zdjęcia uszkodzenia, mail trafia do zespołu jako zgłoszenie.

Czy mogę wyłączyć automatyczne odpowiedzi w nocy?
Tak, wybierając tryb szkicu. Wtedy agent przygotowuje odpowiedzi przez całą dobę, a zespół wysyła je rano po przeczytaniu.

Czy maile liczą się do limitu rozmów AI?
Tak, wątek mailowy obsłużony przez agenta liczy się jak rozmowa z czatu. Maile, na które odpowiada wyłącznie zespół, są bez limitu.

Powiązane strony

Zobacz, jak agent odpowiada z Twojej wiedzy

Wpisz adres strony, a agent odpowie na pytania klientów z jej treści. Na maile odpowie tak samo, po podłączeniu skrzynki w planie Firma.

Sprawdź swojego agenta Zobacz cennik